Algemene Voorwaarden Standhouders Horeca Xperience

Versie 2027.1 – september 2026

1. Organisatie en toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere inschrijving en deelnameovereenkomst voor Horeca Xperience en op aanvullende bestellingen die verband houden met de deelname.
Horeca Xperience is een handelsnaam van de eenmanszaak ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 02090583, gevestigd aan Turftorenstraat 6 A, 9712 BP Groningen, hierna te noemen: “Horeca Xperience” of “de organisatie”.
De onderneming of organisatie die zich inschrijft voor deelname wordt hierna aangeduid als “de deelnemer”.
De deelnameovereenkomst, het daarbij behorende kostenoverzicht, deze algemene voorwaarden en de voor de betreffende editie verstrekte praktische deelnemersinformatie vormen gezamenlijk de afspraken tussen de organisatie en de deelnemer.
Afwijkingen zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk of elektronisch door Horeca Xperience zijn bevestigd.

2. Totstandkoming en bindende inschrijving

De deelnameovereenkomst komt tot stand zodra de deelnemer de inschrijving schriftelijk of elektronisch definitief bevestigt.
Bij elektronische inschrijving krijgt de deelnemer vóór de definitieve bevestiging de gelegenheid de bedrijfsgegevens, gekozen standruimte, aanvullende voorzieningen en bijbehorende bedragen te controleren en zo nodig te corrigeren.
De deelnemer krijgt vóór het sluiten van de overeenkomst de mogelijkheid deze algemene voorwaarden te raadplegen en op te slaan.
Na de definitieve inschrijving ontvangt de deelnemer op het opgegeven e-mailadres een bevestiging en/of kopie van de gesloten overeenkomst.
Horeca Xperience mag ten behoeve van administratie en bewijsvoering onder meer registreren:
- bedrijfs- en contactgegevens;
- naam en functie van degene die de overeenkomst aangaat;
- datum en tijdstip van de inschrijving;
- gekozen standruimte en voorzieningen;
- overeengekomen bedragen;
- overeenkomstnummer;
- wijze van akkoord/ondertekening;
- versie van de algemene voorwaarden waarmee akkoord is gegaan.
Degene die namens de deelnemer de overeenkomst aangaat, verklaart bevoegd te zijn de onderneming of organisatie aan de overeenkomst te binden.

3. Verlengen van bestaande deelname

Horeca Xperience kan bestaande deelnemers de mogelijkheid bieden hun deelname voor een volgende editie te verlengen.
Indien wordt gekozen voor ‘dezelfde deelname als voorgaande editie’, wordt vóór definitieve bevestiging weergegeven welke standruimte en voorzieningen in de nieuwe overeenkomst worden opgenomen.
De voor de nieuwe editie weergegeven tarieven zijn van toepassing. Tarieven uit een eerdere editie gelden uitsluitend indien dit uitdrukkelijk is overeengekomen.
De deelnemer controleert het volledige kosten- en deelnameoverzicht voordat de nieuwe deelname definitief wordt bevestigd.
Iedere verlenging vormt een nieuwe, zelfstandige deelnameovereenkomst voor de betreffende editie.

4. Standruimte en beursindeling

Horeca Xperience bepaalt de definitieve indeling, routing, standnummers en positionering van deelnemers.
Een aangegeven voorkeurslocatie of voorkeur voor dezelfde locatie als een voorgaande editie vormt geen garantie, tenzij Horeca Xperience de specifieke standlocatie uitdrukkelijk schriftelijk heeft gegarandeerd.
Horeca Xperience mag een toegewezen standnummer of locatie wijzigen indien dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor de indeling of organisatie van het evenement.
Bij een wezenlijke wijziging van de overeengekomen standoppervlakte worden eventuele prijsverschillen naar rato verrekend.
De deelnemer mag de toegewezen standruimte niet zonder voorafgaande toestemming geheel of gedeeltelijk overdragen, onderverhuren of door een andere onderneming laten gebruiken.

5. Prijzen en aanvullende bestellingen

Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.
Vóór definitieve inschrijving wordt het deelnamebedrag aan de deelnemer getoond.
Het kostenoverzicht dat bij het sluiten van de overeenkomst wordt bevestigd, maakt onderdeel uit van de deelnameovereenkomst.
Later bestelde voorzieningen worden afzonderlijk toegevoegd en in rekening gebracht.
De deelnemer is verantwoordelijk voor het controleren van het kostenoverzicht voordat de inschrijving definitief wordt bevestigd.

6. Facturatie en betaling

Facturen dienen binnen 30 dagen na factuurdatum te worden voldaan, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Indien de deelnemer niet binnen de overeengekomen termijn betaalt, is Horeca Xperience gerechtigd de op dat moment geldende wettelijke handelsrente in rekening te brengen.
Indien betaling na aanmaning uitblijft, kunnen buitengerechtelijke incassokosten in rekening worden gebracht voor zover deze op grond van de overeenkomst en toepasselijke wet- en regelgeving verschuldigd zijn.
Horeca Xperience kan een opeisbare vordering ter incasso overdragen.
Niet-tijdige betaling kan, nadat aan eventuele wettelijke vereisten is voldaan, aanleiding zijn om nog niet geleverde aanvullende diensten op te schorten of deelname te weigeren zolang de betalingsachterstand voortduurt.

De wettelijke handelsrente voor B2B-transacties wordt periodiek vastgesteld; daarom leggen we bewust geen percentage in deze voorwaarden vast.

7. Annulering door de deelnemer

Een deelnemer kan de inschrijving tot 24 uur na het sluiten van de deelnameovereenkomst kosteloos annuleren.
Annulering moet schriftelijk of per e-mail worden doorgegeven.
Na het verstrijken van de termijn van 24 uur is de inschrijving definitief en blijft bij annulering door de deelnemer 100% van het overeengekomen deelnamebedrag verschuldigd.
Het niet verschijnen of niet gebruiken van de toegewezen standruimte ontslaat de deelnemer niet van de betalingsverplichtingen.
Horeca Xperience kan in een individueel geval schriftelijk een afwijkende regeling overeenkomen.
Wijzigingen van de deelname zijn pas definitief nadat deze door Horeca Xperience schriftelijk of elektronisch zijn bevestigd.

Hiermee behouden we bewust jullie bestaande annuleringsregeling.

8. Wijziging en verplaatsing evenement

Horeca Xperience mag de datum, openingstijden, inrichting, programma of andere organisatorische onderdelen wijzigen indien daarvoor een redelijke organisatorische of zwaarwegende aanleiding bestaat.
Indien Horeca Xperience naar een andere datum wordt verplaatst, wordt de deelname in beginsel naar de vervangende datum verplaatst.
Indien een wijziging een wezenlijke verandering van de overeengekomen prestatie inhoudt, treden Horeca Xperience en de deelnemer in overleg over een passende oplossing.

9. Overmacht en annulering door de organisatie

Onder overmacht wordt verstaan een omstandigheid buiten de redelijke invloedssfeer van Horeca Xperience waardoor uitvoering van het evenement geheel of gedeeltelijk onmogelijk of redelijkerwijs niet uitvoerbaar is.
Hieronder kunnen onder meer vallen: overheidsmaatregelen, brand, calamiteiten, extreem weer, epidemieën of pandemieën, ernstige veiligheidsproblemen, langdurige uitval van essentiële voorzieningen en het onverwacht niet beschikbaar zijn van de evenementenlocatie.
In geval van overmacht kan Horeca Xperience het evenement aanpassen, verplaatsen, onderbreken of annuleren.
Bij verplaatsing blijft de deelname in beginsel gelden voor de vervangende datum.
Indien het evenement definitief wordt geannuleerd, informeert Horeca Xperience de deelnemer zo spoedig mogelijk over de financiële afwikkeling.
Bij deze afwikkeling wordt rekening gehouden met reeds geleverde prestaties, aantoonbaar gemaakte en niet-terugvorderbare kosten en het toepasselijke recht.

10. Opbouw en afbouw

De opbouw-, openings- en afbouwtijden worden per editie door Horeca Xperience bekendgemaakt en maken onderdeel uit van de praktische deelnemersinformatie.
De stand dient vóór de aangegeven deadline volledig, veilig en representatief opgebouwd te zijn.
De stand moet gedurende de volledige openingstijd ingericht en representatief blijven.
Het is niet toegestaan vóór het officiële einde van het evenement standmaterialen, producten of inrichting zichtbaar in te pakken of te verwijderen, tenzij Horeca Xperience hiervoor toestemming heeft verleend.
Bij voortijdige afbouw kan Horeca Xperience een direct opeisbare boete van €250 per stand in rekening brengen.
De stand dient na afloop schoon en overeenkomstig de voorschriften van de locatie te worden achtergelaten.
De deelnemer dient de toepasselijke voorschriften van Martiniplaza en aanwijzingen van Horeca Xperience en de locatie op te volgen.

De concrete tijden van 2026 halen we hiermee uit de juridische voorwaarden; die staan voortaan in de praktische exposanteninformatie. Nu zijn die nog hardcoded in de voorwaarden.

11. Gebruik van de stand

Horeca Xperience is een zakelijk horecavakevenement gericht op ontmoeten, proeven, inspiratie, demonstratie en zakelijke contacten.
De deelnemer gebruikt de stand voor presentatie en promotie van zijn onderneming, producten en/of diensten.
Directe verkoop aan bezoekers tijdens het evenement is niet toegestaan, tenzij Horeca Xperience hiervoor vooraf schriftelijk toestemming heeft gegeven.
Het aannemen van zakelijke orders, aanvragen en het maken van zakelijke afspraken is toegestaan.
Promotionele activiteiten buiten de eigen standruimte zijn alleen toegestaan met voorafgaande toestemming van Horeca Xperience.
Bij directe verkoop in strijd met dit artikel kan Horeca Xperience na constatering en sommatie de activiteit laten stoppen. Bij voortzetting of herhaling kan een contractuele boete van €500 per geconstateerde overtreding worden opgelegd.

12. Sampling en drankuitgifte

Sampling is toegestaan binnen de toepasselijke voedselveiligheids-, hygiëne- en overige wettelijke voorschriften.
Voor drankuitgifte gelden de samplingregels die Horeca Xperience voor de betreffende editie bekendmaakt.
Voor uitgifte die buiten de reguliere samplingregels valt, waaronder waar van toepassing volle glazen, blikjes, flesjes of andere verpakte consumpties, kan een afzonderlijke afkoopregeling gelden.
De prijs van deze afkoopregeling wordt tijdens inschrijving of bestelling weergegeven en maakt na bestelling onderdeel uit van de overeenkomst.
De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor naleving van wet- en regelgeving rondom alcoholverstrekking en leeftijdscontrole.
Horeca Xperience kan een uitgifte die in strijd is met deze voorwaarden, wetgeving of veiligheidsvoorschriften onmiddellijk laten stoppen.

De huidige €300 wordt dus uit de AV gehaald en als product/tarief in het formulier gezet. Nu staat het bedrag nog vast in de voorwaarden.

13. Voedselveiligheid en hygiëne

De deelnemer is verantwoordelijk voor naleving van de op zijn activiteiten toepasselijke voedselveiligheids- en hygiënewetgeving.
Bij bereiding, opslag of uitgifte van voedsel en drank dient de deelnemer onder meer zorg te dragen voor adequate temperatuurbeheersing, persoonlijke hygiëne, het voorkomen van kruisbesmetting en correcte allergeneninformatie.
De deelnemer is zelf verantwoordelijk bij controles door bevoegde instanties, waaronder de NVWA.
Indien sprake is van een ernstig risico voor voedselveiligheid of gezondheid kan Horeca Xperience de betreffende activiteit onmiddellijk laten stoppen.
Indien noodzakelijk voor veiligheid of naleving van wetgeving kan een stand geheel of gedeeltelijk worden gesloten. Dit laat eventuele overige rechten van partijen onverlet.

14. Techniek, elektriciteit, frituren en afval

Elektriciteit en andere technische voorzieningen moeten via de door Horeca Xperience aangewezen procedure worden besteld.
De deelnemer gebruikt uitsluitend veilige en deugdelijke apparatuur, aansluitingen en bekabeling.
Frituren is alleen toegestaan indien wordt voldaan aan de voorschriften van Horeca Xperience en Martiniplaza, waaronder indien vereist het gebruik van geschikte vet- en koolstoffilterafzuiging.
Het zonder toestemming bevestigen van materialen aan wanden, vloeren of constructies van de locatie is niet toegestaan.
De deelnemer dient eigen afval af te voeren of gebruik te maken van de aangeboden afvalvoorziening.
Indien afval, materialen of andere zaken worden achtergelaten, mag Horeca Xperience de daadwerkelijk gemaakte opruim-, herstel- en afvoerkosten aan de deelnemer doorberekenen. Indien vooraf een vast tarief is overeengekomen, geldt dat tarief.

15. Veiligheid en gedrag

De deelnemer is verantwoordelijk voor een veilige inrichting en veilig gebruik van de stand.
Aanwijzingen van Horeca Xperience, Martiniplaza, beveiliging, hulpdiensten en bevoegde autoriteiten dienen te worden opgevolgd.
Agressie, bedreiging, geweld en ernstig ongewenst gedrag worden niet geaccepteerd.
Horeca Xperience kan bij ernstige overtredingen personen verwijderen, de toegang ontzeggen of een activiteit of stand tijdelijk of definitief laten sluiten indien dit noodzakelijk is voor veiligheid, orde of naleving van wet- en regelgeving.

16. Aansprakelijkheid en schade

De deelnemer is aansprakelijk voor schade die door hem, zijn personeel of door hem ingeschakelde derden wordt veroorzaakt voor zover deze schade aan hem kan worden toegerekend.
De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor zijn materialen, voorraad, apparatuur en overige eigendommen.
Horeca Xperience is aansprakelijk voor schade voor zover deze volgens het toepasselijke Nederlandse recht aan Horeca Xperience kan worden toegerekend.
Voor zover wettelijk toegestaan is Horeca Xperience niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde omzet of gederfde winst.
Geen bepaling in deze voorwaarden beperkt aansprakelijkheid voor zover een dergelijke beperking volgens dwingend recht niet is toegestaan.
De deelnemer wordt geadviseerd zelf voor passende bedrijfs-, aansprakelijkheids- en goederenverzekeringen zorg te dragen.

17. Bedrijfsgegevens, logo, foto en video

De deelnemer geeft Horeca Xperience toestemming om de voor deelname aangeleverde bedrijfsnaam, handelsnaam, logo, website, bedrijfsomschrijving en andere voor promotie aangeleverde materialen te gebruiken voor communicatie en promotie van Horeca Xperience.
Tijdens het evenement kunnen foto- en video-opnamen worden gemaakt voor verslaglegging, nieuws, publiciteit en promotie van Horeca Xperience.
Horeca Xperience verwerkt en gebruikt persoonsgegevens en beeldmateriaal met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving.

18. Persoonsgegevens en elektronische communicatie

Horeca Xperience verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving en het privacybeleid van Horeca Xperience.
De deelnemer is verantwoordelijk voor het verstrekken van correcte bedrijfs-, contact- en facturatiegegevens.
Contractuele mededelingen, bevestigingen en facturen mogen elektronisch worden verzonden naar de door de deelnemer opgegeven contactgegevens.
De deelnemer dient wijzigingen in relevante contactgegevens tijdig door te geven.

19. Toepasselijk recht en geschillen

Op de deelnameovereenkomst en deze algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
Partijen proberen geschillen eerst in onderling overleg op te lossen.
Indien dit niet lukt, kan het geschil worden voorgelegd aan de volgens de Nederlandse wet bevoegde rechter.

20. Versie en slotbepalingen

Indien een bepaling uit deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig, vernietigbaar of anderszins onafdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen zoveel mogelijk van kracht.
Partijen zullen de betreffende bepaling zo nodig vervangen door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij doel en strekking van de oorspronkelijke bepaling.
Op een gesloten deelnameovereenkomst blijft de versie van de algemene voorwaarden van toepassing waarmee de deelnemer bij het sluiten van die overeenkomst akkoord is gegaan.
Latere wijzigingen van deze algemene voorwaarden zijn niet automatisch van toepassing op reeds gesloten deelnameovereenkomsten.
Horeca Xperience bewaart bij elektronische overeenkomsten welke versie van de algemene voorwaarden onderdeel van de overeenkomst vormde.

Horeca Xperience
KvK: 02090583
Turftorenstraat 6 A
9712 BP Groningen
team@hoxp.nl

Algemene Voorwaarden Standhouders Horeca Xperience
Versie: 2027.1 – september 2026