Algemene voorwaarden standhouder

Algemene Voorwaarden

Door deelname aan Horeca Xperience ga je akkoord met onderstaande voorwaarden.
Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle standhouders en deelnemers.
Klik op een onderdeel om de details te bekijken.

Opbouw & Afbouw

Opbouw

Zondag 4 oktober 2026 van 09:00 tot 18:00 uur.
Maandag 5 oktober 2026 vanaf 08:00 uur. De stand dient uiterlijk om 10:00 uur volledig opgebouwd te zijn.
Het is toegestaan een eigen ondergrond te gebruiken in overleg met de organisatie.
De indeling van de standruimte wordt bepaald door de organisatie.

Afbouw

Maandag 5 oktober 2026 van 19:00 tot uiterlijk 24:00 uur.
De standhouder dient de stand schoon en in oorspronkelijke staat achter te laten.
Horeca Xperience huurt de locatie Martiniplaza en volgt de regels van de locatie.

Horeca Xperience

Horeca Xperience is een zakelijk horecavakevenement gericht op beleving, netwerken en inspiratie.
Het evenement brengt horecaondernemers, personeel, producenten, leveranciers en studenten samen.
Standhouders presenteren hun producten en diensten en gaan in gesprek met bezoekers.
Directe verkoop is niet toegestaan. Orders schrijven en contacten leggen is wel toegestaan.
Er wordt gewerkt met sampling, demonstraties, workshops en vakwedstrijden.
De standhouder is verantwoordelijk voor naleving van wetgeving, waaronder alcoholverstrekking aan minderjarigen. Bij twijfel dient legitimatie gevraagd te worden.
Personen onder de 18 jaar mogen alleen onder begeleiding deelnemen en dienen zich te melden bij de organisatie.
Agressie of geweld wordt niet getolereerd. De organisatie schakelt direct de politie in indien nodig.
Promotie is uitsluitend toegestaan vanuit de eigen stand.

Eigen risico

Betreden van de locatie is op eigen risico.
De standhouder is verantwoordelijk voor veiligheid op en rond de stand.
De organisatie is niet aansprakelijk voor schade, verlies of diefstal.
Schade aan de locatie wordt doorbelast aan de standhouder.

Niet toegestaan

Het is niet toegestaan om directe verkoop (geld of munten) te hanteren.
Roken is alleen toegestaan op de aangewezen plek buiten.
Actief verkopen is niet toegestaan. Overtreding leidt tot een boete van € 500 per keer.

Verplicht

Sampling dient te gebeuren volgens de geldende regels zoals opgenomen in het samplingbeleid.
Elektriciteit moet vooraf worden aangevraagd. Standhouders nemen zelf een geschikte stroomverdeler mee.
Frituren is alleen toegestaan met een vet- en koolstoffilter afzuiging.
Bevestigen aan wanden of constructies van de locatie is niet toegestaan.
Afval dient zelf meegenomen te worden of via de organisatie geregeld te worden. Bij overschrijding wordt € 250 in rekening gebracht.

Voedselveiligheid & Hygiënecode

Standhouders zijn volledig verantwoordelijk voor naleving van voedselveiligheidswetgeving, waaronder HACCP.
De organisatie is niet verantwoordelijk voor voedselbereiding of uitgifte door standhouders.
Standhouders zijn verplicht om:
- de Hygiënecode na te leven;
- temperatuurbeheersing toe te passen (koelen ≤7°C, warmhouden ≥60°C);
- kruisbesmetting te voorkomen;
- hygiëne- en handwasvoorschriften te volgen;
- apparatuur schoon en veilig te houden;
- allergeneninformatie beschikbaar te hebben;
- bederfelijke producten correct te koelen of warm te houden.
Bij controle door de NVWA is de standhouder zelf verantwoordelijk.
Bij overtreding kan de organisatie de stand sluiten zonder restitutie.

Samplingbeleid

Sampling is toegestaan binnen de geldende hygiëne- en voedselveiligheidsrichtlijnen (HACCP).
Sampling van drank is uitsluitend toegestaan in proefglazen (eigen proefglazen of door de organisatie verstrekt, indien beschikbaar), met een maximum van 20 cl per bezoeker per uitgiftemoment.
Het is niet toegestaan om zonder voorafgaande afkoop:
- volle glazen drank te schenken;
- blikjes, flesjes of andere verpakte consumpties uit te delen.
Standhouders die willen afwijken van bovenstaande samplingregels kunnen kiezen voor een afkoop drankuitgifte.
Bij afkoop is het toegestaan om:
- volle glazen drank te schenken;
- blikjes, flesjes of andere verpakte consumpties uit te geven.
De afkoop voor drankuitgifte bedraagt € 300 excl. btw per editie, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
De organisatie behoudt zich het recht voor om bij overtreding van dit artikel de uitgifte van producten per direct te stoppen of aanvullende kosten in rekening te brengen.

Betaling & annulering

Facturen dienen binnen 30 dagen betaald te worden.
Bij niet tijdige betaling:
- na 30 dagen: 7,5% aanmaningskosten plus € 35 administratiekosten;
- na 40 dagen: 15% aanmaningskosten plus € 35 administratiekosten;
- na 46 dagen: overdracht aan Bos Incasso B.V.
Annuleren of wijzigen kan kosteloos binnen 24 uur na aanmelding.
Na 24 uur is 100% van het bedrag verschuldigd.

Vragen

Voor alle vragen betreffende Horeca Xperience omtrent de stand of andere zaken kan je je melden bij de floormanagers. Zij zijn op maandag het aanspreekpunt.